Als Stammdaten werden ganz allgemein diejenigen gespeicherten Daten bezeichnet, die über einen längeren Zeitraum hinweg ihre Gültigkeit behalten und mehrere Male, vielfach oder auch dauerhaft verarbeitet werden. In der Betriebswirtschaft und somit in jedem Unternehmen hat das Management von Stammdaten eine entscheidende Bedeutung.
Die Kernaufgabe des Datenmanagements ist das systematische sammeln, aufbereiten und verwalten dieser Daten, die anschließend in der Kommunikation des Unternehmens Verwendung finden. Ist der einzelne Datensatz unkorrekt, zieht sich dieser Fehler durch die gesamte Kommunikation hindurch; und zwar solange, bis er zufällig oder systembedingt entdeckt und behoben wird.
Dazu ein einfaches Beispiel aus dem Alltag
Die Briefpost wird beim Logistikunternehmen automatisiert sortiert. Ein Dreher in der Postleitzahl des Empfänger-Wohnsitzes verhindert eine weitere automatische Bearbeitung. Was mit der Briefsendung geschieht, kann niemand sagen und beeinflussen. Die Briefsendung erreicht den Empfänger nicht, ohne dass der Absender darüber informiert wird.
Die Stammdaten – ein wesentlicher Bestandteil im ERP-System
Das Enterprise-Resource-Planning, kurz ERP hat in jedem Unternehmen die Aufgabe, alle Unternehmensressourcen zu erfassen, sie zu bündeln, zu zentrieren und jedem einzelnen Unternehmensbereich zugänglich zu machen. Im kleineren Betrieben ist das der einzelne Beschäftigte in Sekretariat, Buchhaltung, Lager, Vertrieb und Disposition; im großen Unternehmen sind damit die verschiedenen Hierarchiestufen von der Gruppe über die Abteilung bis zum Bereich angesprochen.
Auf die Stammdatenbank wird tagtäglich aus allen Richtungen mehr- bis vielfach zugegriffen. Jeder Fehler, jede kleinste Unebenheit in der Schlüsselposition des Stammdaten Managements potenziert sich durch die bloße Nutzung von selbst. Da unternehmensweit zu allen Zwecken ausschließlich auf die Stammdaten zurückgegriffen werden darf beziehungsweise muss, sollte in diesem Bereich fehlerfrei gearbeitet werden. Im Endeffekt hilft es auch der Digitalisierung, wenn innerhalb des ERP Systems das Stammdaten Management möglichst fehlerlos erfolgt. Je mehr automatisiert und automatisch verknüpft wird, desto weniger manuelle oder anders gesagt menschliche Fehler sind möglich. Der anzustrebende Idealfall bei den Stammdaten ist eine Vollautomatisierung. Die Daten werden einmalig eingegeben, und das war’s. Alles andere erledigt dann pio ERP.
Fehler- oder lückenhaftes Management der Stammdaten und seine Folgen
Eine mangelhafte bis schlechte Datenqualität ist nicht quantifizierbar. Die Folgen machen sich indirekt und schleichend bemerkbar. Bei einer Fehleranalyse im Unternehmen auch mit einem ERP System kann nur spekuliert, nicht aber gerechnet werden, in welcher Höhe für welchen Zeitraum ein finanzieller Schaden entstanden ist.
Feststeht, dass eine mangelnde Datenqualität Sach- und Kommunikationsfehler in allen Unternehmensbereichen nach sich zieht. Das ist auf Anhieb nicht sichtbar, jedoch signifikant. Zu den indirekten Auswirkungen gehören dauerhaft der Rückgang von Umsatz und Gewinn, ein organisatorischer Mehraufwand wegen Fehlersuche nebst dazugehöriger Datenkorrektur, bis hin zu Sachfehlern vor Ort; beispielsweise bei Lagerprozessen oder in der Logistik bei fehlerhafter Ladung und Auslieferung.
Kurz gesagt: Ein schlechtes Management der Stammdaten ist die originäre Ursache für Sand im Getriebe!
Zusammenfassung
• Für eine erfolgreiche inner- und außerbetriebliche Zusammenarbeit ist ein professionelles Stammdaten Management von großer Bedeutung
• Digitalisierung ist auch ein Synonym für Schnelligkeit und Genauigkeit. Um die Geschäftsabläufe im Unternehmen zu digitalisieren, sollte die Arbeitsgrundlage mit der Stammdatenbank multifunktional nutzbar und fehlerfrei sein
• Eine besondere Herausforderung für die Integration von Daten eines zugekauften respektive übernommenen Unternehmens, ist das Trennen von bereits vorhandenen Datenbeständen. Hier hilft ein professionelles ERP System
• Das Stammdaten Management kann im positiven Falle Kosten sparen und zur Effizienz des Unternehmens beitragen. Ein ungenügendes Management der Stammdaten verursacht eine hohe Fehlerquote und damit Mehrkosten für Unternehmen
Wir, die AS/point Software und Beratungsgesellschaft mbH mit Firmensitz in Würselen in der nordrhein-westfälischen Städteregion Aachen, sind der richtige und geeignete Partner für eine umfassende Beratung. Wir prüfen und sichten vorhandene Datenstrukturen speziell für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens. Aufgrund unserer jahrzehntelangen Erfahrungen im Software Business schrecken wir auch nicht von verschiedenen Datenstrukturen in Ihrem Unternehmen zurück.
Zu unserer Zusammenarbeit mit Ihnen gehören
– langjährige Erfahrungen im Bereich ERP
– eine breitangelegte Kommunikation und Betreuung auf die lange Distanz
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