Der Lebensmittelhersteller Bempflinger entwickelt und managt seine Unternehmens-software seit 2012 gemeinsam mit dem Joint-Venture EBO der Partnerunternehmen AS/point, MCA und VEDA. Entstanden ist dabei ein „einmaliges IT-System für ein datengetriebenes mittelständisches Unternehmen“.
Er würde seine Geschäftszahlen zwar nicht gerne in der Zeitung lesen, aber sonst ist Mirko Sattler stark für Transparenz. Der geschäftsführende Gesellschafter des Lebensmittelherstellers Bempflinger hat gar keine Probleme, den Besucher einen Blick auf sein Unternehmensdashboard werfen zu lassen. In Echtzeit sieht er gleich am Morgen Umsatz, Gewinne, Auftragslage etc. – alles, was man als Geschäftsführer so auf einen Blick sehen möchte. Und wenn Mirko Sattler wissen möchte, warum ein Budgetposten anders aussieht als geplant, kann er per Drill-Down bis zu einzelnen Rechnungen hinunter nach den Ursachen forschen.
Bempflinger produziert auf der schwäbischen Alb in Altdorf mit 100 Mitarbeitern verzehrfertige Pastasaucen, Teigwaren, Fertiggerichte und Süßspeisen, hauptsächlich als Handelsmarken für die großen Vollsortimenter und Discounter in Deutschland. Darüber hinaus produziert man für Nahrungsmittelunternehmen wie Dr. Oetker oder Schwartau Toppings, Saucen, Frucht- oder Backzubereitungen. In einigen Sparten ist das Unternehmen Marktführer, etwa bei Standbodenbeuteln mit Reiter im ungekühlten Bereich. Das Alleinstellungsmerkmal von Bempflinger liegt in der Kombination von innovativen Verpackungen und Produktqualität. So kann man ohne Geschmacksverstärker Konservierungs- und andere Zusatzstoffe produzieren – Qualitäten, die den Endkunden immer wichtiger werden.
Einmaliges IT-System für datengetriebenes mittelständisches Unternehmen
Sein „einmaliges IT-System für ein datengetriebenes mittelständisches Unternehmen“ (Mirko Sattler) hat Bempflinger mit dem Joint Venture EBO aufgebaut, das vor über einem Jahrzehnt die Unternehmen AS/point, MCA und VEDA gegründet haben. EBO und die drei Partnerunternehmen haben ihre Standorte rund um Aachen in den Städten Übach-Palenberg, Alsdorf und Stolberg.
Keimzelle des Systems sind die Lösungen pio BI und pio ERP von AS/Point. Gemeinsam mit dem AS/point-Geschäftsführer Stefan Milcher hat Mirko Sattler die Software für den Einsatz bei Bempflinger seit 2012 an die betriebsbedingten Anforderungen angepasst. Etwa zur gleichen Zeit wurde auch die Finanzbuchhaltung des EBO-Partners Veda implementiert und mit pio BI und pio ERP integriert. So stand schon 2013 das heute eingesetzte System in seiner Grundstruktur zur Verfügung. Die Zusammenarbeit der EBO-Unternehmen mit Bempflinger hatte sich jedoch so weit etabliert, dass die Unternehmenssoftware als Gesamtsystem bis heute kontinuierlich weiterentwickelt wird.
Dokumentenmanagement-System amortisiert sich in anderthalb Jahren
Im jüngsten Projekt hat Bempflinger das Dokumentenmanagement-System (DMS) InfoShare implementiert und integriert, das der EBO-Partner Wilken beisteuert. Ausgangspunkt des Projekts war, dass die Bearbeitung von Rechnungen zu lange dauerte und das gesamte Rechnungswesen noch komplett auf „Handarbeit“ basierte. Inzwischen ist der Rechnungs-Workflow vollständig automatisiert und die Rechnungs-laufzeiten sind von einigen Tagen auf wenige Stunden geschrumpft. Bempflinger-Buchhalterin Iris Veith hat nur einige Minuten nach der Erfassung des Wareneingangs die zugehörige Rechnung auf ihrem PC und kann von dort aus den Rechnungslauf kontrollieren und steuern, beispielsweise gezielt eingreifen, falls der Rechnungs-Check an einer Stelle zu lange dauern sollte. Das DMS hat sich schon im ersten Jahr allein dadurch amortisiert, dass man konsequent die Rechnungsskonti ziehen konnte.
Software ist wichtig – anwendungsübergreifende Zusammenarbeit wichtiger
„Natürlich ist für uns jede einzelne Software wichtig„, erklärt Mirko Sattler, „aber mindestens genauso wichtig ist und war für uns das gesamte EBO-Ecosystem.“ Mit dem AS/point-Geschäftsführer Stefan Milcher hat der Unternehmer einen Ansprechpartner, mit dem er auf Augenhöhe die strategische und ganz praktische Weiterentwicklung der Softwarelandschaft diskutieren kann. Diesem steht wiederum ein kompletter „Stack“ an Business-Software inklusive der notwendigen Experten innerhalb des Unternehmensverbunds zur Verfügung, um Diskussionsergebnisse effizient und ohne Reibungsverluste umzusetzen.
Konkurrenz ist nicht immer hilfreich
„Natürlich könnte man die Einzelelemente der Gesamtlösung auch mit verschiedenen Software-Anbietern umsetzen. Aber die konkurrieren dann eher miteinander, als dass sie zusammenarbeiten. Jeder möchte sich einen möglichst großen Anteil des IT-Budgets sichern. Ganz zu schweigen von den technischen und menschlichen Schnittstellen-Problemen, die man sich damit einhandelt„, erläutert der Bempflinger-Geschäftsführer die Entscheidung für EBO als eine Art General-unternehmer in IT-Angelegenheiten. „Ich halte es da mit PayPal-Gründer und Investor Peter Thiel, dass Konkurrenz durchaus schaden, Monopole aber sehr nützlich sein können.“
DMS-Einführung – ein exemplarisches Projekt
Ein typisches Beispiel für diese Zusammenarbeit ist das jüngste DMS-Projekt. Geplant und projektführend begleitet hat es bei Bempflinger Iris Veith, die für die Buchhaltung verantwortlich ist. In zwei Workshops hat sie das DMS gemeinsam mit den EBO-Experten so strukturiert, dass es optimal die Prozesse bei Bempflinger unterstützt. Ihre IT-Kenntnisse gehen dabei über die eines erfahrenen Anwenders nicht hinaus. Außer einem Mitarbeiter für die technische Administration der IBM i und die umgebende Infrastruktur hat Bempflinger auch keine eigene IT-Abteilung.
„Weil wir einen Partner wie EBO haben, benötigen wir keine eigene IT-Abteilung. Es genügt, wenn unsere Mitarbeiter fachlich top sind und das kommunizieren können, was sie benötigen„, erläutert Mirko Sattler. „Für mich war dies ein sehr angenehmes Projekt. Ich hatte immer einen Ansprechpartner. Auch wenn der Rechnungs-Workflow Berührungspunkte mit anderen Prozessen hatte, konnte er die Integrationen und Schnittstellenfragen managen. Etwa, um die Rechnungsdokumente innerhalb der BI-Lösung verfügbar zu machen„, berichtet Iris Veith aus dem Projekt. Die Folgen des DMS-Projekts, das nur zwei Monate gedauert hatte, sind übrigens hochsichtbar: Die Aktenschränke verschwinden aus den Büros und so kleine Dinge wie Paginierstempel aus der Buchhaltung. „Wir sind auf dem Weg zur papierlosen Fabrik“, konstatiert Mirko Sattler.
Die IT-Zukunft – Prozess-Integration vertikal und horizontal
Bempflinger baut die Softwarelandschaft mit EBO-Hilfe weiter aus. Im nächsten Step soll die pio BI-Suite weiter ausgerollt werden. Schon jetzt arbeiten rund 30 der 100 Bempflinger-Mitarbeiter mit der Software, von der sie rollenbasiert die Informationen erhalten, die sie für ihre Aufgabe benötigen. Künftig sollen weitere Mitarbeiter in der Ver-waltung und der Produktion Echtzeit-Zugriff auf für sie relevante Informationen erhalten. Eng damit zusammen hängt, dass weitere Daten im Gesamtsystem verfügbar gemacht werden sollen: etwa Packmeldungen oder die Daten aus den Waagen.
Alleinstellungsmerkmale mit IT auf die Straße bringen
„Wir haben inzwischen mit unserer IT einen Status erreicht, der für ein Unternehmen unserer Größenordnung ungewöhnlich ist. Wir sind sowohl in der Produktion als auch in der Verwaltung hoch automatisiert, so dass wir im sehr preissensitiven Lebensmittelmarkt mehr als nur gut mithalten können – wir wachsen kontinuierlich„, bestimmt Mirko Sattler die Marktstellung seines Unternehmens. Die IT-Unterstützung durch EBO hilft Bempflinger, seine Alleinstellungsmerkmale, etwa die Produktion ohne Zusatz- und Konservierungsstoffe, in Markterfolge umzusetzen.
